En tant que professionnel du droit, vous utilisez probablement Microsoft Outlook au quotidien, mais utilisez-vous Outlook à son plein potentiel ? Voici 5 conseils que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité et mieux organiser votre flux de travail.
- Raccourcis
Si vous utilisez un PC, voici quelques raccourcis que vous pouvez utiliser dans Outlook :
Ctrl + N --> Composer un courriel
Ctrl + Entrée --> Envoyer
Ctrl + R --> Répondre
Ctrl + D --> Supprimer
Ctrl + Shift + G --> Marquer un e-mail
De même, si un courriel contient une date ou un rendez-vous, vous pouvez faire glisser le courriel dans votre calendrier et il se transformera automatiquement en entrée de calendrier.
- Planifier les courriels et automatiser les réponses
Plutôt que d'envoyer des courriels tard dans la nuit ou des messages le week-end, il est toujours préférable de programmer l'envoi d'un courriel lorsque vous attendez une réponse. De même, il est important d'automatiser les réponses lorsque vous n'êtes pas en mesure de répondre à quelqu'un à temps, que ce soit parce que vous êtes absent du bureau, en vacances, etc. Vous pouvez activer cette fonction en allant dans "Fichier" > "Réponses automatiques". Vous pouvez définir la période à laquelle vous souhaitez que ce message soit envoyé et personnaliser le message pour faire savoir aux destinataires quand vous serez de nouveau disponible.
- Signaler les e-mails entrants et sortants
Dans Outlook, vous pouvez marquer les courriels entrants pour ajouter facilement à votre liste de tâches la réponse au message d'une personne. Plus important encore, vous pouvez utiliser cette fonction pour les messages sortants afin de vous rappeler de relancer le destinataire s'il ne répond pas à une discussion urgente.
- Règles d'utilisation
Vous pouvez utiliser des règles pour automatiser des actions qui désencombreront votre boîte de réception et filtreront les e-mails importants qui nécessitent votre attention immédiate. Allez dans "Fichier" > "Gérer les règles et les alertes", et ici, vous pouvez choisir les actions que vous voulez qu'Outlook prenne pour des e-mails spécifiques. Par exemple, vous pouvez demander à Outlook de signaler, d'épingler ou de déplacer les e-mails d'un certain expéditeur.
- Étapes rapides
Comme les règles, les étapes rapides sont des actions multiples que vous pouvez exécuter en une seule fois, mais qui sont effectuées manuellement. Outlook dispose déjà d'étapes rapides par défaut que vous pouvez exécuter, comme marquer plusieurs e-mails comme lus en une fois ou déplacer plusieurs e-mails vers un certain dossier. Vous pouvez créer une étape rapide en cliquant sur "Créer nouveau" et en choisissant une séquence de commandes Outlook à exécuter lorsque vous appuyez sur un bouton.
Comme toujours, si vous avez trouvé l'un de ces conseils utiles ou si vous avez d'autres conseils à partager avec nous, n'hésitez pas à nous contacter !
